Sok cég csak adóellenőrzéskor ismeri fel a partnerellenőrzés és a kapcsolódó dokumentáció fontosságát.

Az ellenőrzés során gyakran előfordul, hogy az adóhatóság vitatja a számlák áfa-levonási jogát, és adóbírságot szab ki, annak ellenére, hogy a teljesítés rendben volt. Ez azért van, mert a törvények előírják a számlák tartalmának előzetes ellenőrzését.
2024-től a vállalatoknak a szigorú előzetes üzleti ellenőrzési kritériumokat szem előtt tartva kell felelősséget vállalniuk a partnereik tevékenységéért, mintha „garanciát” vállalnának értük. Az adóhatóság elvárja, hogy a megrendelő olyan mértékben vegyen részt az alvállalkozói munka tényleges kivitelezésében, mintha azokat a saját alkalmazottai végezték volna.

Az utóbbi időben az adóhatóság részéről megfigyelhető egy fokozottan részletes és széleskörű üzleti ellenőrzési igény, amely első pillantásra talán túlzónak tűnhet, de a partnerellenőrzések során elengedhetetlen. Ha alaposabban elemezzük leendő üzleti partnerünk teljesítőképességét és a szükséges infrastruktúrát, akkor csökkenthetjük azokat a kockázatokat, amelyek később adózási problémákat okozhatnak. Gyakran előfordul, hogy a megrendelők vagy megbízók maguk is előre láthatják, hogy bizonyos üzleti partnerekkel kapcsolatos működési nehézségek merülhetnek fel.

A NAV a tartalmi hitelesség tekintetében
   - elsősorban azt ellenőrzi, hogy a számla kiállítója tényleges adózó-e, a számlán feltüntetett ügylet megtörtént-e, és ha igen,       akkor az valóban a számlán feltüntetett  felek között zajlott-e le
   - azt is vizsgálja, hogy a számla minden, az Áfa törvényben előírt adatot tartalmaz-e,  valamint hogy az ügylet során nem         
     történt-e adóelkerülés.

Ezeknek a szempontoknak a vizsgálata az üzleti partnerek előzetes ellenőrzését célzó eljárás része, ezért minden vállalkozásnak ajánlott kialakítani egy szerződéskötési procedúrát, amely magában foglalja a potenciális partner alapos vizsgálatát.

Az adózók által kialakított üzleti ellenőrzési folyamatoknak meg kell felelniük a vállalkozás specifikus gazdasági jellemzőinek, és az adózók maguk döntenek a módszertanról. Ezek a folyamatok lényegesek, mivel az üzleti tranzakció minden szakaszát át kell hatniuk, kezdve a számla kiállítójával történő első kapcsolatfelvételtől, a megrendelésen keresztül, a szolgáltatás vagy termék szállításáig, egészen a fizetési folyamatok lezárásáig.

Ez a teljes körű megközelítés biztosítja, hogy az adózók képesek legyenek azonosítani és kezelni az esetleges kockázatokat, valamint eleget tenni az adózási kötelezettségeiknek. Az ilyen típusú ellenőrzési eljárások lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy proaktívan felkészüljenek az adóhatóságok ellenőrzéseire, és csökkentsék az adókijátszás vagy egyéb szabálytalanságok kockázatát. A folyamat részeként fontos, hogy az adóalanyok alaposan megvizsgálják az üzleti partnereiket, beleértve azok adózási előzményeit és hírnevét, hogy biztosítsák az üzleti tranzakciók tisztaságát és az adózási szabályoknak való megfelelést.

Amennyiben az üzleti ellenőrzés nem történik meg és partnerünk adócsalást követ el, az adóhatóság a gondos magatartásunk igazolásának hiányában mind általános forgalmi adó, mind társasági adó terén szankciókat szabhat ki ránk.

Mit és hogyan ellenőrizzünk?

Az előzetes üzleti ellenőrzés alapvetően egyfajta előkészítő vizsgálódást jelent a partnerünkkel kapcsolatban, mely során különböző információkat gyűjtünk össze annak érdekében, hogy megállapítsuk: rendelkezik-e a szükséges erőforrásokkal és képességekkel a vállalás teljesítéséhez.

1.

Az üzleti partnerek előzetes ellenőrzésének egyik alapvető eszköze a NAV és a cégbíróság által nyilvánosságra hozott adatbázisokban való kutatás. Ezek a nyilvános források kritikus információkat szolgáltatnak, amelyek segítségével a vállalkozások képesek felmérni leendő üzleti partnereik megbízhatóságát és jogi helyzetét. Az ilyen típusú adatbázisokban történő tájékozódás lehetővé teszi a cégek számára, hogy átfogó képet kapjanak a potenciális partnerek gazdasági stabilitásáról és adózási előzményeiről, ami elengedhetetlen a kockázatok csökkentése és az üzleti döntések megalapozása szempontjából.

A nyilvános adatbázisokban elérhető információk között szerepelnek

         - a cég alapadatai

         - pénzügyi beszámolói, valamint

         - az adózási és jogi státuszukra vonatkozó adatok.

2.

Az írásbeli szerződés megkötése s az alábbiak figyelembevétele mellett történjen: 
         - a szerződést a partner oldalán vagy az ügyvezető, vagy egy erre kijelölt, meghatalmazott alkalmazott írja alá, mint az       
           üzleti tranzakciók képviselője
         - a szerződésnek tartalmaznia kell a kommunikáció módját
         - egyértelműen meg kell határozni a kapcsolattartásért felelős személyeket.

A szerződéskötés során elengedhetetlen, hogy a szerződő fél tisztában legyen azzal, milyen módon ellenőrizte az ügyleti képviselő jogosultságait, továbbá hogy a céget képviselő személy milyen jogalapon, milyen jogviszony keretében és milyen dokumentumokkal rendelkezve jár el.

A szerződéskötési folyamatban részt vevő személyek jogosultságainak ellenőrzése különösen fontos lehet egy adóellenőrzés esetén. Érdekesség, hogy a potenciális partner névjegykártyájának vagy weboldalának megléte is beépülhet az üzleti ellenőrzési dokumentációba.

3.

Az adóhatóságok jelenlegi ellenőrzési gyakorlata azt mutatja, hogy a vállalkozásoknak nem csak az alapvető lépéseket kell megtenniük, hanem egyre részletesebb és átfogóbb előzetes üzleti ellenőrzést kell végezniük partnereikkel kapcsolatban.
A NAV különös figyelmet fordít az újonnan alakuló vállalkozások részletes vizsgálatára, szemben a már hosszú ideje stabilan működő cégekkel. Ezenkívül bizonyos ágazatokban, mint például az építőiparban, a biztonsági szolgáltatásokban vagy az elektronikai kereskedelemben, az adott tevékenység sajátosságai miatt szükségessé válhat egy átfogóbb ellenőrzési folyamat megvalósítása.
A partnerünk weboldala és a közösségi média platformok hasznos források lehetnek a partner által közzétett adatok és referenciák felderítésében.

4.

Az adóhatóság szerint a partnerellenőrzés további lényeges elemei közé tartozik:
       - a partner cég székhelyének és telephelyének felülvizsgálata,
       - az adómentességet igazoló dokumentum beszerzése
       - a partner által foglalkoztatott munkavállalók számának ellenőrzése.

Fontos, hogy a partner ellenőrzés kapcsán végzett tevékenységeinket, eljárásokat megfelelően dokumentáljuk. Ezzel alá tudjuk támasztani egy esetleges későbbi NAV ellenőrzés során, hogy  milyen ellenőrzési tevékenység előzte meg az üzleti kapcsolat létrejöttét.

Az idei év folyamán várható, hogy a NAV közzéteszi azokat a digitális platformokat és alkalmazásokat, amelyeken keresztül az adózók közvetlenül, gépek közötti adatátvitellel férhetnek hozzá az adóhatóság által kezelt információkhoz. Ez a lépés jelentős előrelépést jelent az előzetes üzleti ellenőrzési folyamatok digitalizációjában, lehetővé téve a vállalkozások számára, hogy gyorsabban és hatékonyabban végezhessék el az ellenőrzéseket, valamint hogy jobban integrálják azokat saját rendszereikbe.